Voyager avec des amis ou en groupe à Paris ou en France peut s’avérer tracassant lorsque l’on ne dispose pas d’un moyen de transport adéquat. Les cars ou les minibus sont les meilleures options dans ce cas. Vous pouvez même louer ces moyens de transport avec un chauffeur pour plus de sécurité et une meilleure conduite.
Cependant, la réussite de la location de ces moyens de transport nécessite le respect de certaines étapes. Voici tout ce qu’il y a à savoir pour louer un car avec chauffeur afin de voyager en groupe.
Faire une demande de devis
La première chose à faire lorsque vous désirez louer un car avec chauffeur est de demander un devis. Il s’agit d’un document que le prestataire vous fournira et qui présentera l’ensemble des services qui vous seront proposés ainsi que leurs prix. Il devra tenir compte des frais directs et indirects. Cela comprend notamment la distance à parcourir, les heures de conduite du chauffeur, la taille et le standing de l’autocar, les frais de péage, les frais de parking, etc.
Vous pouvez vous rendre dans une agence de location de car ou aller sur leur site internet pour demander ce devis. Si vous désirez obtenir un devis assez précis, n’hésitez pas à partager toutes les informations disponibles sur le trajet. Vous pourrez ainsi avoir un devis complet et détaillé pour louer un autocar avec chauffeur et effectuer votre voyage en toute sérénité.
Choisissez le bon véhicule
Le choix du véhicule est un élément essentiel pour un obtenir un devis précis. Vous devrez vous baser sur l’effectif des voyageurs pour choisir votre moyen de déplacement. Les meilleurs moyens de transport de groupes sont bien évidemment les autocars et les minibus.
Si vous voyagez en grand nombre (50-60 personnes) vous devriez opter pour un autocar afin d’avoir davantage de confort. Si par contre, vous voyagez en groupe restreint (environ 10 à 15 personnes), privilégiez les minibus. Ils ont généralement 17 places assises incluant celle du chauffeur, ce qui est largement suffisant dans ce cas de figure. Vous y serez à votre aise et vous ne gaspillerez pas d’argent.
Après avoir vérifié le nombre de places, vous pourrez choisir les autres fonctions que vous souhaitez avoir dans votre bus ou votre autocar.
Fournir des informations précises
Vous devez partager, avec les prestataires, des informations explicites et justes, sur votre voyage. Précisez-leur, par exemple, l’effectif de votre groupe. Cela leur permettra de vous proposer l’autocar le plus adapté au nombre de passagers que vous constituez. Il faudra aussi partager les itinéraires et les différents lieux où vous comptez vous arrêter.
Ils vous aideront à optimiser votre circuit tout en tenant compte de la réglementation en matière de transports de groupe d’individus. Par ailleurs, soyez sûr à 100 % de votre programme et veillez à l’établir avec précision avant de demander le devis. Toute modification de dernière minute pourrait vous coûter cher ou ne pas être possible une fois ce devis établi et validé.
Faire la demande au plus tôt
Comme à l’aéroport, le meilleur moyen d’obtenir des réductions est de contacter votre prestataire suffisamment tôt. Lorsque vous réservez tôt, vous augmentez vos chances de trouver un autocar avec chauffeur à bon prix pour vos voyages. Vous pourrez également obtenir de bons prix selon les saisons. Privilégiez les saisons creuses comme la période de novembre à mars. La très haute saison pour les transports de groupe en France regroupe les mois de mai, juin et septembre.
Si vous attendez cette période pour rechercher une entreprise de déplacement, vous payerez beaucoup plus cher. Vous risquez également de ne pas trouver de transporteurs pour vos déplacements, puisqu’ils seront tous occupés. En outre, vous devriez demander plusieurs devis afin de vous faire une idée des prix des différents services proposés.
Comparer les prix et services
Même si louer un autocar avec chauffeur sera la meilleure solution, n’hésitez surtout pas à comparer les prix et les offres avant de choisir. Optez pour un véhicule avec chauffeur suffisamment confortable et capable de faire de longues distances. Cela vous permettra de trouver le meilleur rapport qualité-prix parmi toutes les propositions que vous recevrez.
Petit conseil, l’idéal serait de payer la location du véhicule entier et non par passager. Cependant, certains prestataires adaptent leurs prix en fonction du nombre de voyageurs. Il vous faudra faire preuve de beaucoup de vigilance pour détecter ces cas. Gardez à l’esprit que plus, vous voudrez un véhicule proposant davantage de services (véhicule neuf, intérieur en cuir équipé d’un wifi, etc.), plus les prix seront élevés.
Faites également attention aux conditions commerciales du prestataire. Vérifiez en particulier les conditions d’annulation qu’il vous propose. Ils peuvent préciser que vous perdrez l’ensemble du montant versé s’il vous arrivait d’annuler tardivement votre déplacement. Assurez-vous également que l’acompte que demande l’entreprise de location n’est pas trop élevé.
Veillez également à respecter les dates impératives pour la confirmation de votre autocar avec chauffeur auprès du prestataire choisi. Si vous excédez cette date, il pourrait considérer que vous n’êtes pas intéressé par l’offre et l’annuler.
Choisir le transporteur
Il vous faut choisir un transporteur fiable parmi la pléthore sur le marché. Recherchez les avis d’anciens clients pour vous assurer qu’il propose réellement un service satisfaisant. Vous devriez visiter son site web ou encore vous renseigner auprès de vos connaissances. Elles pourront facilement vous recommander un prestataire auprès de qui elles ont obtenu satisfaction.
Un transporteur qui vous propose des tarifs très bas comparativement aux autres n’est pas nécessairement mauvais. Toutefois, vous devriez bien vous renseigner avant de collaborer avec lui.
S’assurer que le chauffeur maîtrise la réglementation
Après avoir choisi votre transporteur et votre véhicule, vous devriez rencontrer le chauffeur. Ce dernier doit être expérimenté, aimable et disponible afin d’ajouter une note agréable au voyage en groupe. Il doit être capable de s’adapter aux conditions de circulations et aux imprévus. De plus, lorsque vous décidez de louer un autocar avec chauffeur, ce dernier doit connaître la réglementation en vigueur.
En effet, il y a un certain nombre de règles primordiales à respecter pour votre sécurité. Le chauffeur ne doit pas conduire plus de 9 heures par jour. Il doit faire une pause de 45 minutes au moins après avoir conduit pendant 4 heures et 30 minutes. Aussi, il doit avoir au moins 1 heure de repos entre 2 périodes de travail. À cause de toutes ces contraintes, vous pouvez facilement vous retrouver avec deux chauffeurs pour vous conduire au lieu d’un. Le prix sera alors plus important.